Webinare und Online-Meetings: Räumlich weit weg – inhaltlich ganz nah!

Treffen über das Internet, auch Online-Meetings oder Webinare genannt, haben im Jahr 2020 Hochsaison: Denn hier trifft man sich nur virtuell. Die Teilnehmer können sich mit Bild und Ton live und in Echtzeit austauschen, sind aber räumlich getrennt. Gerade in Corona-Zeiten ist das die ideale Möglichkeit, einander zu hören und zu sehen – ohne jegliche Ansteckungsgefahr. Untersuchungen belegen, dass diese neue Art der Meetings auch nach dieser Ausnahmesituation sehr beliebt sein wird. Daher lohnt es sich, in diesem Thema fit zu sein.

Was sind Online-Meetings und Webinare?

Online-Meetings sind Treffen, die virtuell – also über das Internet – durchgeführt werden. Hier sind zwei oder mehrere Personen in Bild und Ton miteinander verbunden und tauschen sich live und interaktiv mithilfe einer Software aus.

Webinare sind eine besondere Form von Online-Meetings. Der Name ist eine Wortkombination aus den Worten Web und Seminar – also ein Seminar abgehalten über das Internet. Hier steht ein Seminarleiter oder Moderator vielen Teilnehmern gegenüber.

So wird ein Online-Meeting zum Erfolg

• Achten Sie auf eine stabile Internetverbindung
  

Eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite ist das A und O eines gelungenen Webinars. Beachten Sie, dass umso mehr Bandbreite benötigt wird, je höher die Bildauflösung und je größer die Zahl der Teilnehmer ist. Sie könnten sich zur Sicherheit für die Dauer des Online-Meetings über ein Netzwerk-Kabel mit Ihrem Router für das Internet verbinden und ausnahmeweise nicht über das WLAN gehen. Probieren Sie jedenfalls schon im Vorhinein, wie Sie rasch die Verbindung zur Online-Plattform wiederherstellen können, sollten doch Verbindungsprobleme auftreten.

• Ruhige Umgebung
  

Damit Sie gut gehört werden und auch der Inhalt ungestört aufgenommen werden kann, sollten Webinare immer in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Vermeiden Sie Nebengeräusche. Kinderlachen, Vogelgezwitscher oder Autolärm stören ein berufliches Online-Meeting.

• Passender Hintergrund
  

Der Hintergrund muss dem professionellen Charakter Ihres Meetings entsprechen. Entfernen Sie Unnötiges aus dem Hintergrund und schaffen Sie eine wohlige, aber ausreichend helle Lichtstimmung mit möglichst ruhigem Hintergrund. Bei einige Video-Plattformen wie z.B. Microsoft Teams und Zoom gibt es eine Weichzeichner-Funktion für den Hintergrund. Neuerdings lässt sich der Hintergrund auch austauschen.

• Angemessene Kleidung
  

Auch für Webinare zu Hause gilt: Achten Sie auf ein gepflegtes Erscheinungsbild und kleiden Sie sich dem beruflichen Umfeld passend. Stark gemusterte Kleidung sollte man vermeiden, genauso grellweiße oder schwarze Kleidungsstücke, um die automatische Helligkeitsanpassung der Webcam nicht zu verwirren.

 Welche Software ist empfehlenswert für Webinare?

Für Online-Meetings und Webinare gibt es eine Unzahl an Software-Anbietern. In dieser Übersicht finden Sie die drei beliebtesten Anbieter:

• Zoom

Zoom Meetings ist ein Dienst, bei dem die Nutzer an Online-Videokonferenzen in HD-Qualität teilnehmen können. Auch ein Chatten (Versenden kurzer Textnachrichten) ist möglich. Ein virtuelles Whiteboard steht zur Verfügung. Das Teilen von Bildschirmen (d. h. anderen Teilnehmern seinen eigenen Bildschirm zu zeigen) wird unterstützt. Meetings können aufgezeichnet werden. Kostenlos steht der Dienst für registrierte Nutzer zur Verfügung, allerdings ist insbesondere die Dauer von Videokonferenzen mit Gruppen auf 40 Minuten beschränkt.

• Microsoft Teams (MS Teams)

MS Teams ist eine Software des Herstellers Microsoft, die Chat-Funktionalitäten, Online-Besprechungen, Notizen und Dateienablage kombiniert.
Mit dem Microsoft-Outlook Plugin von MS Teams können Sie andere jederzeit zu einem Team-Meeting einladen. Vor allem für Webinare ist sehr nützlich, dass die Online-Meetings aufgezeichnet und anschießend auf Microsoft Streams anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden können. Wer die Microsoft Office 365-Pakete nutzt, muss für Microsoft Teams nichts bezahlen. In eingeschränkter Form ist MS Teams kostenlos erhältlich.

• Facebook Messenger Rooms – zukünftig

Facebook kommt mit einem eigenen Angebot auf den Markt: Messenger Rooms. Es soll in der Endausbaustufe Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern ermöglichen. Zum Start werden es rund 20 Teilnehmer sein. Die Funktionalität wird in Facebook integriert und später auch über Instagram, Whatsapp und Portal verfügbar sein. Die Nutzung von Messenger Rooms ist einfach: Der Gastgeber eines Rooms erstellt einen Link, den er den Teilnehmern zusendet. Der Veranstalter entscheidet, ob der Zugang für jeden, der den Link kennt, möglich sein soll oder ob eine Zugangskontrolle erfolgen soll.

Was sollten die Tools beherrschen?

Alle Anbieter haben ihre Vorteile und Nachteile, die für den konkreten Zweck der Anwendung überprüft werden müssen. Überlegen Sie genau, wie viele Teilnehmer Sie erreichen wollen, wie wichtig Ihnen Datenschutz und Zugangsbeschränkungen sind. Die von Ihnen ausgewählte Software sollten aber vor allem folgende Funktionalitäten aufweisen:

• Aufnahmefunktion

Gerade wenn Sie Webinare erstellen, ist es praktisch, die geführten Online-Meetings aufzunehmen und anderen Usern auf einer Streaming-Plattform zur Verfügung zu stellen. Manche der Tools haben eine Aufnahmefunktion integriert. Mit einem Klick können Sie einfach Ihr Meeting aufnehmen. Die Aufzeichnung wird anschließend automatisch auf einer Plattform hochgeladen.

• Moderation

Der Moderator hat bei Meetings eine wichtige Aufgabe, daher sollte die Moderations-Funktion von der Software unterstützt werden. Der Moderator informiert die Teilnehmer am Anfang über die Regeln des Meetings und führt durch die Besprechung. Bei Webinaren ist er meistens auch der Vortragende. Er entscheidet, wer zu Wort kommt und wer Fragen stellen darf.

• Chat

Eine Chatfunktion hilft, kurze Informationen über Textnachrichten auszutauschen. Während des Meetings kann mit Chat auch eine kurze Nachricht an den Moderator gesendet werden, um sich zu Wort zu melden. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Software keine „Funktion „des Handhebens“ zur Verfügung hat.

• Upload

Praktisch ist auch, wenn Anwender zu den Webinaren Dateien und Dokumente hochladen und so mit anderen Teilnehmern teilen können. Viele Plattformen bieten auch die Möglichkeit, Dokumente während der Teilnahme an Online-Meetings gemeinsam zu bearbeiten.

Welche Geräte brauche ich?

• Kamera

Die Qualität eingebauter Kameras (zum Beispiel bei Notebooks) kann gering sein. Wenn Sie Webinare professionell anbieten, lohnt es sich, in eine hochwertige, externe Webcam zu investieren. Positionieren Sie die Kamera so, dass Ihr Gesicht und Oberkörper gut sichtbar sind. Prüfen Sie die Funktion der Kamera vor jedem Webinar.

• Mikrofon

Alle Beteiligten sollen einander gut hören, daher ist ein gutes Mikrofon unerlässlich, Rückkopplungen und Widerhall im Raum sollen vermieden werden. Bei längeren Sitzungen bewährt sich ein hochwertiges Tischmikrofon. Vor Beginn der Sitzung ist der Test des Mikrofons Pflicht.

• Headset
  

Ein Headset – also die Kombination aus Kopfhörer und integriertem Mikrofon – bietet Bewegungsfreiheit und unterstützt auch bei längeren Meetings eine ergonomische Sitzhaltung. Die allermeisten Modelle von Kopfhörern sind heute als Headset aufgebaut. Beliebt sind Kopfhörer mit aktiver Geräuschunterdrückung: Die Technik des Noise-Cancelling analysiert den Umgebungslärm und filtert ihn heraus.

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